Artikel 1 — Definities

In deze voorwaarden hebben de volgende begrippen deze betekenis:

  • UMW / wij: Upgrade My Workflow, handelend onder [statutaire naam], gevestigd te [straat en huisnummer], [postcode] [plaats], Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder [KvK-nummer].
  • Klant / je: de organisatie of de natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf en die een overeenkomst met UMW aangaat.
  • Dienst / platform: de online software van UMW, waaronder de AI-risicoscan, het AI-register, documentgeneratie, e-learning, de vraagbaak en het compliance-dashboard.
  • Account: de persoonlijke toegang tot het platform die aan een gebruiker binnen de organisatie van de klant is gekoppeld.
  • Abonnement: de overeenkomst op basis waarvan de klant tegen betaling gebruik mag maken van een betaald plan.
  • Overeenkomst: de afspraak tussen UMW en de klant over het gebruik van de dienst, waarvan deze voorwaarden deel uitmaken.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod van UMW, op het gebruik van het platform en op elke overeenkomst tussen UMW en de klant. Afwijkingen gelden alleen als wij die uitdrukkelijk en schriftelijk hebben aanvaard. Eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de klant wijzen we uitdrukkelijk van de hand. Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen volledig van kracht en treedt een passende, geldige bepaling in de plaats van de getroffen bepaling.

Artikel 3 — De dienst

UMW biedt een SaaS-platform waarmee organisaties zelf hun compliance met de EU AI Act kunnen inrichten en bijhouden. Het platform is een hulpmiddel dat informatie, structuur en conceptdocumenten genereert op basis van de gegevens die de klant invoert.

UMW levert geen juridisch advies en is geen advocaat, jurist of toezichthouder. De uitkomsten van scans, classificaties en gegenereerde documenten zijn ondersteunend van aard en vervangen geen professioneel juridisch oordeel. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving en voor de beslissingen die hij op basis van het platform neemt.

Artikel 4 — Account en gebruik

Om de dienst te gebruiken maakt de klant een account aan. De klant zorgt dat de bij registratie verstrekte gegevens juist en volledig zijn en houdt zijn inloggegevens geheim. Inloggen kan met een e-mailadres of via single sign-on met Microsoft 365 (M365 SSO). De klant is verantwoordelijk voor het gebruik dat via zijn account en dat van zijn medewerkers plaatsvindt.

De klant gebruikt het platform niet om:

  • inbreuk te maken op rechten van anderen of in strijd te handelen met wet- en regelgeving;
  • de beveiliging of de goede werking van het platform te verstoren, of te proberen ongeautoriseerd toegang te krijgen;
  • de dienst aan derden beschikbaar te stellen buiten de eigen organisatie, behalve voor zover een plan dat uitdrukkelijk toestaat.

Artikel 5 — Abonnementen en prijzen

UMW biedt een gratis plan en betaalde abonnementen aan. De prijzen en limieten staan op de prijzenpagina en gelden zoals daar vermeld op het moment van afsluiten. Tenzij anders aangegeven:

  • gelden prijzen per bedrijf en zijn ze exclusief btw;
  • kun je kiezen voor maandelijkse of jaarlijkse betaling, waarbij jaarbetaling een korting kan opleveren;
  • zijn betaalde abonnementen maandelijks opzegbaar tegen het einde van de lopende betaalperiode.

UMW mag prijzen en planinhoud aanpassen. Wijzigingen in je nadeel kondigen we vooraf aan; ze gaan in bij de eerstvolgende verlengingsperiode, zodat je tijdig kunt opzeggen als je niet akkoord gaat.

Artikel 6 — Betaling

Betaling van betaalde abonnementen verloopt via onze betaaldienstverlener Mollie. Het abonnement wordt vooraf per betaalperiode (maand of jaar) in rekening gebracht. De klant zorgt voor een geldige betaalmethode en machtigt UMW, waar van toepassing, om terugkerende betalingen te innen.

Lukt een betaling niet, dan mag UMW de toegang tot betaalde functies opschorten totdat de betaling is voldaan. Bij verzuim kunnen de wettelijke (handels)rente en redelijke incassokosten verschuldigd zijn.

Artikel 7 — 30 dagen geld-terug

Ben je niet tevreden over een betaald abonnement, dan kun je binnen 30 dagen na de eerste betaling van dat abonnement een verzoek tot terugbetaling indienen via info@upgrademyworkflow.com. We betalen dan het door jou voor die periode betaalde bedrag terug. De geld-terug-garantie geldt per organisatie, eenmaal per nieuw afgesloten betaald plan, en niet voor verlengingen van een al lopend abonnement. Het gratis plan valt buiten deze regeling.

Artikel 8 — Beschikbaarheid en onderhoud

We streven naar een hoge beschikbaarheid van het platform, met een uptime-streven van 99,5% op jaarbasis. Dit is een inspanningsverplichting en geen gegarandeerd serviceniveau. Het platform kan tijdelijk niet of beperkt beschikbaar zijn, bijvoorbeeld door onderhoud, updates, storingen bij toeleveranciers of omstandigheden buiten onze invloed. Gepland onderhoud proberen we zoveel mogelijk buiten kantooruren uit te voeren en, waar redelijk, vooraf aan te kondigen.

Artikel 9 — Intellectueel eigendom

Alle intellectuele-eigendomsrechten op het platform, de onderliggende software, het ontwerp, de teksten en de kennisbankinhoud berusten bij UMW of haar licentiegevers. De klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de dienst.

Gegevens die de klant zelf invoert, blijven van de klant. De documenten die de klant met behulp van het platform genereert, mag hij binnen zijn organisatie vrij gebruiken voor zijn eigen compliance-doeleinden. UMW mag geanonimiseerde, niet tot personen of organisaties herleidbare gegevens gebruiken om de dienst te verbeteren.

Artikel 10 — Aansprakelijkheid

Omdat UMW een hulpmiddel is en geen juridisch advies geeft, is onze aansprakelijkheid beperkt. Voor zover wettelijk toegestaan geldt:

  • UMW is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, boetes van toezichthouders en schade door verlies van gegevens;
  • de totale aansprakelijkheid van UMW is per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de dienst heeft betaald, met een redelijk maximum;
  • deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van UMW, of in andere gevallen waarin de wet beperking van aansprakelijkheid niet toestaat.

De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de door hem ingevoerde gegevens en voor de naleving van de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de EU AI Act.

Artikel 11 — Gegevensverwerking en privacy

Bij het leveren van de dienst verwerkt UMW persoonsgegevens. Hoe we dat doen, lees je in onze privacyverklaring. Voor zover UMW persoonsgegevens verwerkt namens de klant als verwerker, gelden de afspraken uit onze verwerkersovereenkomst (DPA), die onderdeel uitmaakt van de overeenkomst. De ingeschakelde sub-verwerkers staan op de pagina sub-verwerkers.

Artikel 12 — Looptijd en opzegging

Het gratis plan loopt voor onbepaalde tijd en kan op elk moment worden beëindigd. Een betaald abonnement loopt per gekozen betaalperiode en wordt telkens stilzwijgend met eenzelfde periode verlengd, totdat het wordt opgezegd. Opzeggen kan maandelijks via het account of via info@upgrademyworkflow.com, met als gevolg dat het abonnement aan het einde van de lopende betaalperiode eindigt. Reeds betaalde bedragen voor een lopende periode worden, behoudens de geld-terug-regeling in artikel 7, niet terugbetaald.

UMW mag de overeenkomst opschorten of beëindigen als de klant deze voorwaarden wezenlijk schendt, het platform misbruikt of zijn betalingsverplichtingen ondanks aanmaning niet nakomt.

Artikel 13 — Gevolgen van beëindiging

Na beëindiging vervalt het recht om de dienst te gebruiken. De klant kan vóór het einde zijn gegevens en documenten exporteren. Na het einde van de overeenkomst verwijderen of anonimiseren we de gegevens van de klant binnen 30 dagen, tenzij we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren. Zie hiervoor ook de verwerkersovereenkomst.

Artikel 14 — Overmacht

UMW is niet gehouden tot het nakomen van een verplichting als zij daartoe verhinderd is door overmacht. Onder overmacht verstaan we onder meer storingen of uitval bij toeleveranciers en hostingpartijen, internet- of stroomstoringen, cyberaanvallen en andere omstandigheden buiten de redelijke invloed van UMW.

Artikel 15 — Wijziging van de voorwaarden

UMW mag deze voorwaarden wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina; de datum bovenaan geeft aan wanneer we de voorwaarden voor het laatst hebben gewijzigd. Wijzigingen die je positie wezenlijk in je nadeel veranderen, kondigen we vooraf aan. Blijf je de dienst na ingang van een wijziging gebruiken, dan geldt dat als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden.

Artikel 16 — Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en op elke overeenkomst tussen UMW en de klant is Nederlands recht van toepassing. Geschillen die we niet in onderling overleg oplossen, leggen we voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar UMW is gevestigd, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.

Contact

Vragen over deze voorwaarden? Neem contact met ons op via info@upgrademyworkflow.com of via onze contactpagina.